Skrzynka e-mail zawsze pusta

Odpowiadanie na korespondencję elektroniczną zajmuje obecnie chyba największą ilość naszego czasu. Czasami można mieć wrażenie, że jest to podstawowa czynność jaką wykonują pracownicy biurowi.
Można jednak podejść inaczej do wiadomości e-mail, by uwolnić się od ciągłego przetwarzania poczty.

I. Stosuj zasadę Inbox0

Inbox 0

Inbox 0 to metoda jaką przedstawił Merlin Mann.
Podstawowe zasady, to przetwarzanie skrzynki odbiorczej na bieżąco, tak aby utrzymywać ją stale pustą. Skrzynka odbiorcza nie może służyć jako mechanizm do organizacji, ale jako narzędzie do komunikacji, a więc nie należy w niej przechowywać zadań do wykonania.

Cały system przetwarzania poczty w koncepcji Inbox0 składa się tylko z 5 prostych kroków:

1) Usuń (jeśli jest to SPAM lub ciebie nie dotyczy)
2) Oddeleguj (prześlij do kogoś innego i usuń e-mail)
3) Odpowiedz
4) Odłóż na później (np. przepisz na listę zadań lub notatnika)
5) Wykonaj (zrób od razu)

Gdy wykonasz działania w/w 5 punktowej listy na końcu dany e-mail który przetwarzałeś:
a) Usuń
lub
b) Zarchiwizuj (np. przenieś do folderu Archiwum, jeśli uważasz, że w przyszłości jeszcze do czegoś się przyda)

E-maile od razu przetwarzaj, zapisuj w swoim systemie:

  • Do zadań służą inne narzędzia np. Zadania w Microsoft Outlook, lub Lista Zadań (GTask  – Google)
  • Terminy spotkań możesz wpisać w Kalendarz podręczny lub elektroniczny np. w Microsoft Outlook lub Kalendarz Google.
  • Możesz też zanotować w notesie, kalendarzu, jeśli wolisz, używasz papierową wersję systemu i najlepiej się z tym czujesz.

    Czytaj dalej

Kalendarz Kompaktowy na 2014 rok

kalendarz kompaktowy 2014Polska, przetłumaczona wersja Compact Calendar na rok 2014 – autorstwa Davida Seah.

Kalendarz Kompaktowy cechuje to,
że jest podzielony na tygodnie, w kolejnych, ponumerowanych wierszach arkusza kalkulacyjnego.
Daje to lepszą ocenę czasu trwania planowanych wydarzeń w rozbiciu na tygodnie roku.

Idealnie nadaje się do projektów, by zaplanować i kontrolować poszczególne etapy ich realizacji. Czytaj dalej

Mysz największym wrogiem człowieka

Bez Myszy! Czyli szybsze  przeglądanie i wyszukiwanie

Wraz z wprowadzeniem popularnych graficznych systemów operacyjnych (np. dla PC na początku lat 90-tych Windows 3.1 lub 95) które korzystały z myszy spadła efektywność, szybkość obsługi programów.

Dla przeciętnego użytkownika komputera wręcz niemożliwa stała się praca bez myszy. Pojawiały się nowsze, coraz szybsze procesory, komputery, dotykowe ekrany, jednak cały czas pod względem wprowadzania tekstu, ale także obsługi programów, nic nie przebije klawiatury.

Problem jednak w tym, że twórcy oprogramowania Czytaj dalej

Organizacja w firmie

Według  danych GUS z 2011 roku w Polsce działa 2,1 mln firm.
Wśród nich ok. 99% podmiotów zaliczyć można było do firm “mikro” (zatrudniających maksymalnie 9 osób) i “małych” (od 10 do 49). Pozostały 1% to przedsiębiorstwa średnie (od 50 do 249 osób) i  duże.

Biznes nie jest łatwym kawałkiem chleba. Prowadzenie własnej firmy wymaga od właściciela cierpliwości oraz wielu umiejętności.

Bez wątpienia jedną z najważniejszych cech przy prowadzeniu firmy jest odpowiedzialność. Odpowiednia organizacja dnia i umiejętność planowania to niezmiernie ważne czynności, a dbałość o wszystkie segmenty administracji firmy to rzecz priorytetowa.

Biznes rządzi się własnymi prawami, trzeba pamiętać, że nigdy jako właściciel firmy nie będziemy w stanie ogarnąć wszystkiego co dzieje się w naszej firmie, dlatego niezwykle ważne jest, Czytaj dalej

Jak produktywnie, bez rozpraszaczy czytać strony internetowe, podobnie jak książkę?

Gdy czytasz książkę papierową lub e-booka na czytniku Kindle nic Cię nie rozprasza.

Nie ma reklam, specjalnego formatowania, jednolite standardowy krój pisma, czarno na białym …

A jakby coś podobnego było osiągalne przy przeglądarkach, by pozbyć się chaosu który otacza nas w przestrzeni internetowej? Czytaj dalej

Podręczny, kompaktowy Kalendarz na iPada

12months to podręczny kalendarz, aplikacja na tablet iPad-a wyświetlająca cały rok wraz z terminami na jednym ekranie, w podziale na tygodnie w kolejnych wierszach.

Ułatwia to szczególnie planowanie strategiczne i łatwy przegląd zaplanowanych wydarzeń w ujęciu rocznym.

Rozwiązanie zostało zainspirowane Kalendarzem Kompaktowym zaproponowanym przez Davida Seah – który w założeniach używa się w formie drukowanej jako formularz który możemy wygenerować, wydrukować z pliku Microsoft Excel. Czytaj dalej

Printable CEO – Drukowany szef po polsku

Drukowany szef to koncepcja koncentracji na najważniejszych zadaniach przedstawiona w 2005 roku przez Davida Seah na jego blogu – The Concrete Goals Tracker.

Pomysł ten został niedawno także przypomniany przez Pawła Tkaczyka w artykule “Grywalizacja: Wydrukuj sobie… szefa

Ogólnie koncepcja Davida Seah polega na udostępnieniu “narzędzia” (papierowego formularza) w którym moglibyśmy notować nasze postępy. Czytaj dalej

Kalendarz Kompaktowy na 2012 rok

kalendarz kompaktowy 2012Polska, przetłumaczona wersja Compact Calendar na rok 2012 – autorstwa Davida Seah.

Kalendarz Kompaktowy cechuje to,
że jest podzielony na tygodnie, w kolejnych, ponumerowanych wierszach arkusza kalkulacyjnego.
Daje to lepszą ocenę czasu trwania planowanych wydarzeń w rozbiciu na tygodnie roku.

Idealnie nadaje się do projektów, by zaplanować i kontrolować poszczególne etapy ich realizacji. Czytaj dalej