Odpowiadanie na korespondencję elektroniczną zajmuje obecnie chyba największą ilość naszego czasu. Czasami można mieć wrażenie, że jest to podstawowa czynność jaką wykonują pracownicy biurowi.
Można jednak podejść inaczej do wiadomości e-mail, by uwolnić się od ciągłego przetwarzania poczty.

I. Stosuj zasadę Inbox0

Inbox 0 to metoda jaką przedstawił Merlin Mann.
Podstawowe zasady, to przetwarzanie skrzynki odbiorczej na bieżąco, tak aby utrzymywać ją stale pustą. Skrzynka odbiorcza nie może służyć jako mechanizm do organizacji, ale jako narzędzie do komunikacji, a więc nie należy w niej przechowywać zadań do wykonania.

Cały system przetwarzania poczty w koncepcji Inbox0 składa się tylko z 5 prostych kroków:

1) Usuń (jeśli jest to SPAM lub ciebie nie dotyczy)
2) Oddeleguj (prześlij do kogoś innego i usuń e-mail)
3) Odpowiedz
4) Odłóż na później (np. przepisz na listę zadań lub notatnika)
5) Wykonaj (zrób od razu)

Gdy wykonasz działania w/w 5 punktowej listy na końcu dany e-mail który przetwarzałeś:
a) Usuń
lub
b) Zarchiwizuj (np. przenieś do folderu Archiwum, jeśli uważasz, że w przyszłości jeszcze do czegoś się przyda)

E-maile od razu przetwarzaj, zapisuj w swoim systemie:

• Do zadań służą inne narzędzia np. Zadania w Microsoft Outlook, lub Lista Zadań (GTask  – Google)
• Terminy spotkań możesz wpisać w Kalendarz podręczny lub elektroniczny np. w Microsoft Outlook lub Kalendarz Google.
• Możesz też zanotować w notesie, kalendarzu, jeśli wolisz, używasz papierową wersję systemu i najlepiej się z tym czujesz.

II. W e-mailu pisz krótko, zwięźle jak byś pisał SMS

Gdy przesyłasz sms masz ograniczoną ilość 160 znaków. Podejdź w ten sam sposób do e-maila. Staraj się przedstawić wszystko jak najkrócej.

Najważniejszy jest temat wiadomości, to informacja, jaką pierwszą odczyta odbiorca do którego kierujesz e-mail. Staraj się zawrzeć w niej wszystko co chcesz przekazać (najlepiej aby nie trzeba było już nic więcej pisać w treści).

W treści wiadomości pisz krótko i zwięźle (najlepiej 2-5 krótkich zdań), w ten sposób szybciej uzyskasz odpowiedź.

III. Wysyłaj e-maile w odpowiednim czasie

E-maile wysyłać najlepiej wtedy gdy będą najbardziej skuteczne. Dlatego najlepiej wysłać je w odpowiednim czasie. Także wiadomości które otrzymujesz nie muszą być od razu przetwarzane, a możesz zająć się nimi w określonym czasie.

Microsoft Outlook posiada możliwość opóźnienia, wysłania wiadomości w zdefiniowanym czasie.

Narzędzia:

• Jeśli używasz dodatek do Microsoft Outlooka – Getting Things Done Outlook Add-In masz możliwość uśpienia wiadomości do danego, określonego dnia.
• Jeśli używasz SimplyFile możesz użyć przycisku Snooze by uśpić wiadomość na określony czas.
• Jeśli używasz GMail możesz zainteresować się Boomerang Gmail który realizuje podobną funkcjonalność.

IV. Nie na wszystko musisz odpowiadać

Każdy e-mail na który odpowiadasz, rodzi kolejne e-maile.

Zastanów się, czy jest sens podtrzymywać zapoczątkowany przez kogoś temat?

V. Sprawdzaj skrzynkę w określonych, ustalonych porach

Nie ma potrzeby, aby mieć cały czas otwartą skrzynkę odbiorczą podczas pracy.

Możesz ustalić 2-3 terminy w ciągu dnia, gdy będziesz się nią zajmował.

VI. Grywalizacja w przetwarzaniu wiadomości

Możesz podejść do przetwarzania poczty, jak do gry. Zobacz: http://www.emailga.me/

Inną metodą jest zastosowanie minutnika i ustawienie go na 2 minuty, dając ten czas, jako maksymalny na odpowiedzenie na 1 e-mail.
Można ustawić też mniejsze przedziały czasowe np. 30 sekund, lub 1 minutę.