Odpowiadanie na korespondencję elektroniczną zajmuje obecnie chyba największą ilość naszego czasu. Czasami można mieć wrażenie, że jest to podstawowa czynność jaką wykonują pracownicy biurowi.
Można jednak podejść inaczej do wiadomości e-mail, by uwolnić się od ciągłego przetwarzania poczty.
I. Stosuj zasadę Inbox0
Inbox 0 to metoda jaką przedstawił Merlin Mann.
Podstawowe zasady, to przetwarzanie skrzynki odbiorczej na bieżąco, tak aby utrzymywać ją stale pustą. Skrzynka odbiorcza nie może służyć jako mechanizm do organizacji, ale jako narzędzie do komunikacji, a więc nie należy w niej przechowywać zadań do wykonania.
Cały system przetwarzania poczty w koncepcji Inbox0 składa się tylko z 5 prostych kroków:
1) Usuń (jeśli jest to SPAM lub ciebie nie dotyczy)
2) Oddeleguj (prześlij do kogoś innego i usuń e-mail)
3) Odpowiedz
4) Odłóż na później (np. przepisz na listę zadań lub notatnika)
5) Wykonaj (zrób od razu)
Gdy wykonasz działania w/w 5 punktowej listy na końcu dany e-mail który przetwarzałeś:
a) Usuń
lub
b) Zarchiwizuj (np. przenieś do folderu Archiwum, jeśli uważasz, że w przyszłości jeszcze do czegoś się przyda)
E-maile od razu przetwarzaj, zapisuj w swoim systemie:
- Do zadań służą inne narzędzia np. Zadania w Microsoft Outlook, lub Lista Zadań (GTask – Google)
- Terminy spotkań możesz wpisać w Kalendarz podręczny lub elektroniczny np. w Microsoft Outlook lub Kalendarz Google.
- Możesz też zanotować w notesie, kalendarzu, jeśli wolisz, używasz papierową wersję systemu i najlepiej się z tym czujesz.