Organizacja w firmie

Według  danych GUS z 2011 roku w Polsce działa 2,1 mln firm.
Wśród nich ok. 99% podmiotów zaliczyć można było do firm „mikro” (zatrudniających maksymalnie 9 osób) i „małych” (od 10 do 49). Pozostały 1% to przedsiębiorstwa średnie (od 50 do 249 osób) i  duże.

Biznes nie jest łatwym kawałkiem chleba. Prowadzenie własnej firmy wymaga od właściciela cierpliwości oraz wielu umiejętności.

Bez wątpienia jedną z najważniejszych cech przy prowadzeniu firmy jest odpowiedzialność. Odpowiednia organizacja dnia i umiejętność planowania to niezmiernie ważne czynności, a dbałość o wszystkie segmenty administracji firmy to rzecz priorytetowa.

Biznes rządzi się własnymi prawami, trzeba pamiętać, że nigdy jako właściciel firmy nie będziemy w stanie ogarnąć wszystkiego co dzieje się w naszej firmie, dlatego niezwykle ważne jest, aby dobrać sobie odpowiednich współpracowników, którzy prócz większych kompetencji będą posiadali również cechy, które sprawią, że bezgranicznie im zaufamy i przekażemy nasze dotychczasowe obowiązki.

Zaufanie to jedno, ale ważne jest też, by mieć kontrolę na tym co zlecamy naszym współpracownikom oraz rozliczanie z powierzanych zadań.
Szczególnie w pracy biurowej trudno zauważyć, czy ktoś wykonuje pożyteczną, czy nikomu niepotrzebną pracę. W przypadku handlu najważniejsza jest sprzedaż i stały kontakt z klientami, potencjalnymi odbiorcami naszych towarów i usług oraz szukanie nowych rynków.

Jakie rozwiązania informatyczne mogą wesprzeć dobrą organizację w firmie?

Do utrzymywania dobrych relacji z klientami służą CRMy z których możemy dowiedzieć się informacji o kontaktach z klientem, historii zakupów, ważnych informacjach które przekazał handlowcom itp.

Systemy zarządzania projektami ułatwiają wymianę informacji wewnątrz firmy, a jeśli korzystamy z outsourceingu i przedstawicieli regionalnych umożliwia na pracę zdalną.
Możemy w nich określić ważne terminy tzw. „kamienie milowe”, prowadzić wewnętrzną korespondencję, określać i przydzielać zadania, prowadzić bazę wiedzy itp.

Systemy mailingowe i wielokrotne autorespondery automatyzują nie tylko korespondencję z klientami i nasz marketing, ale mogą służyć też w innych celach np. przypomnieniu grupie pracowników, lub kooperantów o ważnych terminach.

To tylko przykładowe rozwiązania, których obecnie informatyka dostarcza o wiele więcej.
Każda branża, firma ma swoją specyfikę i różne potrzeby, jednak ważne, żeby mieć świadomość możliwości automatyzacji i uproszczeniu wielu zadań które mogą zaoszczędzić zarówno czas i pieniądze.


Warto podkreślić, że własna firma to przepustka do lepszego życia. Jest to przepustka, która często zdarza się tylko raz w życiu, dlatego niezwykle ważne jest, by w odpowiedni sposób ją wykorzystać. Nie można przespać swojej szansy podejmując nietrafne decyzje, dlatego zadbajmy o odpowiednią, dobrą organizację pracy w firmie.

 

3 myśli nt. „Organizacja w firmie

  1. Witam. Ciekawy artykuł. Takich programów jest całe mnóstwo, dla niemal każdego działu w firmie coś się znajdzie. I nie muszą to być wcale drogie i skomplikowane narzędzia. Na przykład jeśli chodzi o narzędzia do zarządzania projektami, warto wspomnieć o narzędziach, które oprócz wspomnianych już funkcji, usprawniają pracę zespołową. Rozwiązaniem, które osobiście polecam, jest polska aplikacja online Kanban Tool (www.kanbantool.com). Pozwala planować i organizować zadania za pomocą wirtualnych tablic i kart, dzielić zadania pomiędzy członków grupy, dodawać komentarze, to-do-listy i załączniki, a także śledzić przepływ pracy na wykresach. Proste w obsłudze i skuteczne w działaniu. Pozdrawiam.

  2. Jeśli chodzi o Systemy Zarządzania Projektami to ciekawym rozwiązaniem open source (a więc teoretycznie utrzymanie go nic nie kosztuje, no może poza czasem poświęconym na wdrożenie) hostowanym na swoim hostingu jest Open Atrium.

    Pozwala prowadzić nie tylko projekty, zadania, ale ma także wewnętrzny blog do każdego z projektów, można w nim prowadzić dokumentację, wymieniać komentarze, dodawać pliki, dokumenty ma też kalendarz, chat.

    Informacje o zmianach, powiadomienia przychodzą na e-mail.

    Co ważne można szybko,w kilka minut stworzyć nowy projekt i przydzielić do niego grupę pracowników, która będzie nad nim pracowała.

    Open Atrium Community
    http://projekt.dobraorganizacja.pl/community/

    Demo / Grupa Testowa – tu można sobie testować:
    http://projekt.dobraorganizacja.pl/testowapub/

  3. Zarządzanie i organizację pracy może ułatwić narzędzie on-line Project Thunder. Program łatwy w obsłudze, a jednocześnie zaawansowany. Pozwala monitorować projekty i zadania, mieć kontakt ze współpracownikami i klientami, mieć dostęp do plików i informacji oraz sprawować kontrolę nad budżetem firmy i pracownikami.
    Project Thunder posiada również wersję darmową!
    http://www.project-thunder.pl

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *