Skrzynka e-mail zawsze pusta

Odpowiadanie na korespondencję elektroniczną zajmuje obecnie chyba największą ilość naszego czasu. Czasami można mieć wrażenie, że jest to podstawowa czynność jaką wykonują pracownicy biurowi.
Można jednak podejść inaczej do wiadomości e-mail, by uwolnić się od ciągłego przetwarzania poczty.

1. Stosuj zasadę Inbox0

Inbox 0

Inbox 0 to metoda jaką przedstawił Merlin Mann.
Podstawowe zasady, to przetwarzanie skrzynki odbiorczej na bieżąco, tak aby utrzymywać ją stale pustą. Skrzynka odbiorcza nie może służyć jako mechanizm do organizacji, ale jako narzędzie do komunikacji, a więc nie należy w niej przechowywać zadań do wykonania.

E-maile od razu przetwarzaj, zapisuj w swoim systemie:

  • Do zadań służą inne narzędzia np. Zadania w Microsoft Outlook, lub Lista Zadań (GTask  – Google)
  • Terminy spotkań możesz wpisać w Kalendarz podręczny lub elektroniczny np. w Microsoft Outlook lub Kalendarz Google. Czytaj dalej

Kalendarz Kompaktowy na 2014 rok

kalendarz kompaktowy 2014Polska, przetłumaczona wersja Compact Calendar na rok 2014 – autorstwa Davida Seah.

Kalendarz Kompaktowy cechuje to,
że jest podzielony na tygodnie, w kolejnych, ponumerowanych wierszach arkusza kalkulacyjnego.
Daje to lepszą ocenę czasu trwania planowanych wydarzeń w rozbiciu na tygodnie roku.

Idealnie nadaje się do projektów, by zaplanować i kontrolować poszczególne etapy ich realizacji. Czytaj dalej

Zabezpieczenie danych gromadzonych elektronicznie

Podczas pracy z komputerami, notebokami, netbookami, tabletami, smartfonami i innymi urządzeniami elektronicznymi i nośnikami danych nie możemy zapomnieć o bezpieczeństwie zgromadzonych w nich danych.

Podstawowym znanym od lat zabezpieczeniem są kopie bezpieczeństwa na zewnętrznych nośnikach DVD, taśmach itp. O samej kwestii wykonania takiej kopii bardzo często przypominamy sobie dopiero, gdy zepsuje się dysk i jest już za późno.

W obecnym czasie nośniki takie jak DVD stały się zbyt małe, wprawdzie dostępne są już też większe 25/50GB, jednak obsługa takich napędów nie należy do najprostszych, konieczne jest tzw. „wypalanie” nośnika która trwe dość długo, poza tym, nie ma 100% gwarancji, że podczas tworzenia takiej kopii nie zostanie uszkodzony nośnik.

Dużo prostszą i pewniejszą metodą jest użycie drugiego dysku twardego i skopiowanie na niego całej zawartości z danymi.

Dla nowych komputerów, notebooków posiadających USB 3.0 dobrym pomysłem będzie zastosowanie zewnętrznego dysku z takim interfejsem.

Jeśli posiadamy komputer stacjonarny z wolną wnęką 5,25 cala (tej wielkości co DVD-RW) możemy zastanowić się nad zastosowaniem wewnętrznej kieszeni. Zaletą w tym przypadku jest szybki montaż, oraz transfer po magistrali SATA I / II – czyli tak samo szybko, gdybyśmy zamontowali dysk wewnątrz komputera.

Ciekawym rozwiązaniem jest kieszeń Welland EZSTOR ME-751 która umożliwia szybką (bez żadnych śrubek i ramek) montaż dowolnego dysku 3,5 cala

Oczywiście technicznie dostępne są jeszcze inne rozwiązania, najważniejsze jednak, by kopie były wykonywane. Dobrze jest określić harmonogram, kiedy będziemy wykonywać kopie (np. 1 dnia każdego miesiąca).

Po wykonaniu backupu, dysk z kopią dobrze jest wyjąć i schować w jakimś bezpiecznym miejscu.

Dobrym pomysłem było by posiadanie 2 dysków i wykonywanie na nich kopii na przemian. W ten sposób będziemy mieć zawsze przynajmniej 2 kopie z 2 różnych dni.

Masz już kalendarz na Nowy Rok? A może Multiplaner …?

MultiplanerDziś przyjrzymy się Polskiemu Patentowi, który znalazł swoich odbiorców na całym świecie.

Multiplaner – narzędzie pozwalające skutecznie zarządzać czasem

Mając na głowie wiele projektów, zaplanowanych ważnych spotkań czy spraw, o których nie możesz zapomnieć, powinieneś zapoznać się ze wspaniałym narzędziem, ułatwiającym zarządzanie czasem, jakim jest multiplaner.

Dzięki temu wynalazkowi, który bazuje na polskiej myśli technicznej, pozbędziesz się problemu z piętrzącymi się wszędzie żółtymi karteczkami czy czasochłonnym wertowaniem stron, jak ma to miejsce w przypadku zwykłych terminarzy.
Czytaj dalej

Przegląd tygodniowy GTD kluczem do sukcesu

Utrzymanie porządku w działaniach nie leży w tym, aby robić go raz do roku na święta.
Konieczny jest konsekwentny cotygodniowy przegląd, dzięki któremu będzie możliwe uchwycenie projektów, zadań, ocena postępu, podjęcie kolejnych kroków …

Kiedy wykonać przegląd tygodniowy?
Najbardziej dogodnym terminem jest początek lub koniec tygodnia, piątek lub poniedziałek rano, gdy możemy odciąć się na 1-2h od innych zadań (jeśli uznasz że to konieczne, możesz poświęcić więcej czasu)

Przegląd tygodniowy to „Klucz do GTD”

Pozwala na wychwycenie zaległości, utrzymanie porządku dla spraw przychodzących, sprawdzenie postępu projektów w które jesteś zaangażowany.

A gdy go wykonasz, doznasz uczucia spokoju, zadowolenia, ulgi,
gdyż panujesz nad tym co planujesz. Czytaj dalej